Privacy & cookies

Poppy Cool beschermt persoonsgegevens zorgvuldig. Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee iemand herkenbaar is of kan worden. Deze verklaring geldt voor al onze producten, diensten en activiteiten. U leest hier:

• waarom wij persoonsgegevens verwerken;
• hoelang wij ze bewaren;
• hoe u ze kunt inzien of laten aanpassen;
• hoe wij ze beveiligen.

Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en in het kader van onze dienstverlening is:

Poppy Cool
Witte de Withstraat 88C-01
3012 BT Rotterdam
KvK 82099960
BTW NL003640471B09

Voor vragen over privacy of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact met ons opnemen via ons contactformulier.

Beveiliging

Wij behandelen persoonsgegevens vertrouwelijk. Alleen bevoegde personen binnen Poppy Cool en, waar nodig voor de uitvoering van onze diensten, zorgvuldig geselecteerde verwerkers hebben toegang tot de gegevens. Wij beschermen ze tegen verlies en onrechtmatig gebruik met passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op de stand van de techniek.

Waarom wij gegevens verwerken

Wij verwerken gegevens van medewerkers, klanten en relaties op deze gronden:

• wettelijke plichten, zoals de fiscale bewaarplicht en de F-gassenregistratie;
• uitvoering van de overeenkomst (ontwerp, installatie en beheer van systemen);
• gerechtvaardigd belang, zoals dienstverbetering, gebruiksinformatie, marketing en verkoop;
• uw toestemming, bijvoorbeeld om persoonlijke offertes te sturen op basis van door ons geïnstalleerde luchtbehandelingssystemen.

Welke gegevens wij verwerken

Wij houden ons aan de AVG en verwerken alleen wat nodig is, voor een duidelijk doel, en veilig. Het kan onder meer gaan om: voor- en achternaam; adres; telefoonnummer; e-mailadres; IP-adres (onder meer voor beveiliging van het contactformulier en, met toestemming, analytische metingen); browser en apparaattype (voor website-optimalisatie); betalings- en factuurgegevens (zoals rekeningnummer); aankoopgegevens; activiteit op website en webapps; overige gegevens die u zelf aanlevert; e-mailverkeer en telefonische afspraken.

Voor de F-gassenverordening en milieubewust beheer van uw systemen bewaren wij vooral de daarvoor relevante gegevens en afspraken.

Websitebezoek

Wij verwerken persoonsgegevens als u onze diensten gebruikt of zelf gegevens doorgeeft. Doelen: de website verbeteren, onze dienstverlening uitvoeren, u informeren over wijzigingen in producten of diensten, en ons aanbod beter laten aansluiten op voorkeuren.

Externe partijen

Komt u via onze digitale dienst op een site of app van een ander? Dan gelden de voorwaarden en privacyregels van die partij. Lees die zelf na. Wij kiezen partners en systemen die voldoen aan de AVG.

Voor de uitvoering van onze website en dienstverlening schakelen wij onder meer de volgende partijen in (verwerkers of zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken, afhankelijk van de situatie):

• Web3Forms — verwerking van berichten via het contactformulier;
• Google Analytics / Google — websitestatistieken (met uw toestemming voor analytische cookies);
• Google Workspace — digitale communicatie en e-mail;
• Climatools — F-gassenregistratie.

Sommige van deze partijen zijn (deels) gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen gegevens daar verwerken. Waar dat het geval is, vindt doorgifte plaats op basis van passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een vergelijkbaar mechanisme volgens de AVG.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Bij een eerste bezoek tonen wij een cookiemelding. U kunt kiezen voor Accepteren (ook analytische cookies) of Alleen functionele cookies.

Functioneel. Wij bewaren in uw browser (via localStorage) alleen uw cookievoorkeur, zodat wij de cookiemelding niet bij elk bezoek opnieuw tonen. Deze opslag is noodzakelijk en plaatst geen tracking. Het contactformulier zelf plaatst geen cookies.

Analytisch (Google Analytics 4). Met uw toestemming gebruiken wij Google Analytics om het gebruik van de website te meten (bijvoorbeeld paginaweergaven). Daarvoor kunnen analytische cookies worden geplaatst.

Zonder analytische toestemming. Wij plaatsen dan geen analytische cookies. Google Analytics kan wel beperkte cookieloze signalen ontvangen voor geaggregeerde of gemodelleerde statistieken (Google Consent Mode, advanced). Dat is geen volledige gebruikers- of sessietracking.

U kunt uw keuze later wijzigen via Cookie-instellingen in de voettekst van de website. U kunt cookies ook uitzetten of wissen via de instellingen van uw browser.

Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zolang de wet dat eist. Daarna vernietigen of anonimiseren wij ze.

• Gegevens uit het contactformulier bewaren wij niet langer dan nodig om uw verzoek te behandelen en op te volgen.
• Administratieve en fiscale gegevens bewaren wij doorgaans tot zeven jaar, in lijn met de fiscale bewaarplicht.
• Voor de F-gassenverordening bewaren wij relevante gegevens minimaal vijf jaar.

Uw rechten

Op grond van de AVG mag u onder meer: inzage vragen, correctie of (in bepaalde gevallen) verwijdering vragen, bezwaar maken of beperking van de verwerking vragen, en een kopie van uw digitale gegevens opvragen (dataportabiliteit) zodat u die aan een andere organisatie kunt doorgeven.

Dien een duidelijk verzoek in via ons contactformulier, vermeld als onderwerp "Gegevensbescherming" en welk recht u inroept. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als uw verzoek complex is of u meerdere verzoeken doet, mogen wij die termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden verlengen; dan laten wij u dat weten.

Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Wijzigingen

Wij mogen deze verklaring aanpassen. Wijzigingen publiceren wij op deze pagina. Bekijk de tekst dus af en toe opnieuw.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 17 juli 2026.